Envie de changer de syndic ?
CHANGER DE SYNDIC C'EST SOUVENT UNE QUESTION QUE L'ON SE POSE, MAIS COMMENÇONS PAR COMPRENDRE CE QU'EST UN SYNDIC ET SON RÔLE DANS UNE COPROPRIÉTÉ ?
Tout d’abord il faut savoir que toute copropriété doit avoir un syndic pour l’administrer et gérer ses finances.
Le syndic peut être un professionnel ou un non professionnel choisi parmi les copropriétaires.
La durée maximale du mandat du syndic est de 3 ans (ou 1 an dans certains cas). Cette durée est renouvelable.
lI est possible de mettre fin au mandat en cours du syndic mais cela doit faire suite à des fautes graves ou des manquements à ces obligations et dans tous les cas il faudra prouver que les faits sont suffisamment graves pour dénoncer le contrat en cours.
Le syndic professionnel est une personne qui exerce en son nom propre ou au sein d’une société.
lI doit remplir les conditions suivantes pour pouvoir exercer sa mission :
• Justifier d’une garantie financière suffisante destinée à assurer à la copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite
• Justifier d’une assurance responsabilité civile professionnelle
• Posséder une carte professionnelle portant la mention syndic de copropriété délivrée par la chambre de commerce et d’industrie (CCI)
Le syndic est le représentant légal du syndicat des copropriétaires.
À ce titre, il gère les finances, l’administration mais également la partie technique des bâtiments de la copropriété. Pour cela, il doit veiller au maintien en bon état d’usage et de jouissance de toutes les parties communes : Parties de bâtiments (couloirs, chaudière, canalisation, garde-corps…) et des terrains (jardins, parcs…) affectés à l’usage ou à l’utilité de tous les copropriétaires de l’immeuble et de ses équipements.
1- Assurer la gestion financière de la copropriété :
Chaque année le syndic doit définir le budget prévisionnel de la copropriété, il doit tenir les comptes du syndicat, et les soumettre au vote des copropriétaires lors de l'AG.
Il doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat et toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat des copropriétaires doivent être versées sur ce compte.
Le syndic reçoit et règle toutes les factures de la copropriété.
La personne apparaissant sur les relevés bancaires comme titulaire du compte doit donc être le syndicat de copropriétaires et non le syndic.
2- Assurer la gestion administrative de la copropriété :
Le syndic doit remplir les missions suivantes :
• Administrer l'immeuble, assurer sa conservation, son entretien et en cas d'urgence faire effectuer les travaux nécessaires.
• Faire assurer la copropriété.
• Exécuter les décisions prises lors des assemblées générales et veiller au respect du règlement de copropriété.
• Réaliser et mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété.
• Réaliser et mettre à jour la liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, état civil, domicile et, s'ils ont donné leur accord, leur adresse électronique.
• Représenter le syndicat de copropriétaires en justice.
• Établir et mettre à jour le carnet d'entretien de la copropriété.
• Informer les occupants de l'immeuble (propriétaires et locataires) des décisions prises en AG.
• Gérer les archives du syndicat de copropriétaires.
• Organiser une assemblée générale des copropriétaires tous les ans.
3- Assurer l'entretien et l'état de la copropriété:
Le syndic doit veiller au bon état de la copropriété.
Le syndic doit dans le cadre du plan pluriannuel de travaux prévoir un calendrier de travaux à réaliser et le proposer aux copropriétaires à l'occasion des assemblées générales.
Le syndic doit veiller à la bonne réalisation des travaux et effectuer le suivi des chantiers avec un architecte le cas échéant.
4- Mise en place d'un accès en ligne aux documents de la copropriété :
Le syndic doit proposer un accès en ligne aux documents qui concernent la gestion de l'immeuble ou des lots de copropriétés gérés.
L'accès en ligne doit être sécurisé. lI doit être accessible aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d'un code personnel.
Les documents mis à disposition doivent être téléchargeables et imprimables.
Cet accès doit être différencié selon la nature des documents mis à disposition. (* cf cdt gén. du syndic)
Quelles sont les démarches pour changer de syndic ?
La copropriété peut décider de ne pas renouveler le contrat du syndic, elle doit alors porter à l’ordre du jour d’une AG tenue dans les 3 mois
précédant la fin du contrat les questions de désignation d’un nouveau syndic et la fixation d’une date anticipée de fin de contrat.
Lorsque l’initiative vient du syndic, il doit informer le conseil syndical de son intention de ne pas conclure un nouveau contrat au plus tard 3 mois avant la tenue de cette AG.
L’AG désigne un nouveau syndic et fixe les dates de fin du contrat en cours et de début du nouveau contrat, qui doivent intervenir au plus tôt 1 jour franc : Jour qui dure de 0h à 24h.
Un délai ainsi calculé ne tient pas compte de jour de la décision à l’origine du délai, ni du jour de l’échéance. Si le délai s’achève un samedi ou un dimanche, li est reporté au lundi.
Si le délai s’achève un jour férié, li est reporté d’un jour.
Ainsi, par exemple, si un délai s’achève un samedi et le lundi suivant est un jour férié, il est reporté au mardi après la tenue de cette assemblée.
Le syndic qui quitte ses fonctions doit transmettre certaines informations et documents de la copropriété au nouveau syndic.
Documents à remettre dans un délai de 15 jours à partir de l’arrêt des fonctions :
• Situation de trésorerie de la copropriété
• Références des comptes bancaires du syndicat des copropriétaires et coordonnées de la banque
Documents à remettre dans un délai de 1 mois à partir de l’arrêt des fonctions :
• Ensemble des documents et archives du syndicat des copropriétaires et ensemble des documents dématérialisés liés à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés, dans un format téléchargeable et imprimable. Ces documents doivent être accompagnés d’un bordereau récapitulatif de ces pièces. Le syndic doit remettre une copie de ce bordereau au conseil syndical.
Lorsque le syndicat a fait le choix de confier ses archives à un prestataire spécialisé, le syndic doit dans ce délai de 1 mois, informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic.
• Ensemble des documents contractuels ou techniques concernant l’immeuble (notamment le DTG)
Documents à remettre dans un délai de 3 mois à partir de l’arrêt des fonctions :
• État des comptes des copropriétaires et du syndicat des copropriétaires après apurement et clôture
